Conoceremos
las categorías en que se agrupan las funciones y como accedar a las listas
detalladas de éstas.
El piloto de datos es un asistente de Calc que genera
una tabla resumen compacta a partir de grandes listados de datos.
Una hoja de cálculo creada a través del Piloto de datos será una hoja
de cálculo interactiva ya que permitirá que los datos se puedan organizar
y agrupar conforme distintos criterios.
Partamos de la siguiente tabla de datos de ejemplo:
Producto
Marca
Almacén
Stock
Servilletas
Colhogar
1
40
Pañuelos Papel
Colhogar
1
50
Servilletas
Colhogar
2
150
Pañuelos Papel
Colhogar
2
120
Ambientador hogar
Brise
1
40
Ambientador coche
Brise
1
30
Ambientador hogar
Brise
2
90
Ambientador coche
Brise
2
50
El piloto de datos es realmente útil cuando tenemos datos repetidos susceptibles
de servir de criterio de agrupación.
Volviendo a nuestro ejemplo tenemos un fragmento de la tabla que contiene
los productos que tenemos en stock, la marca a la que pertenecen, su ubicación
y la cantidad de unidades.
Vamos a crear el piloto de datos paso a paso:
1. Comenzaremos por seleccionar todo el área de
datos.
2. En el menú seguiremos Datos -> Piloto de
datos -> Activar…
3. Se nos abre una ventana de diálogo en
la que encontramos los encabezados de las columnas y 3 áreas:
Filas. Criterio de agrupación que
se representará en filas.
Columnas. Criterio de agrupación
que se representará en columnas.
Datos. Datos que serán representados,
es en esta zona donde se realizan cálculos.
4. Arrastramos los encabezados de columna a cada una de las zonas en
función de nuestros criterios de agrupación.
Si hacemos doble clic sobre uno de los encabezados arrastrados se
nos mostrarán los cálculos que se pueden realizar.
Como criterio de agrupación para las filas utilizaremos “Producto”,
por lo que arrastraremos este encabezado la zona “Fila”.
Como criterio de agrupación para las columnas utilizaremos “Almacén”,
por tanto, arrastramos “Almacén” dentro de la zona “Columnas”.
Por último, “Stock” será arrastrado a la zona “Datos”.
Si hacemos doble clic sobre “Stock” se abrirá una ventana en la que
podemos comprobar que la función que está seleccionada es “Suma”. Podríamos
estar seleccionando otra función o bien, manteniendo pulsada la tecla
Ctrl seleccionar más de una.
El objeto de este piloto de datos es el de darnos los totales de productos
que tenemos en stock por almacén.
Suma - Stock
Almacén
Producto
1
2
Total Resultado
Servilletas
40
150
190
Pañuelos Papel
50
120
170
Ambientador hogar
40
90
130
Ambientador coche
30
50
80
Total Resultado
160
380
14390
Además, obtenemos los totales por almacén y el total de productos
en stock en el año 2003.
DEMO:
Observa cómo crear un piloto de datos.
Seleccionemos las celdas de los datos.
Pulsemos en Datos / Piloto de datos / Activar ....
En la primera ventana que nos aparece pulsamos que datos son las que
queremos Activar.
En la segunda ventana arrastramos los encabezados de columna a cada
una de las zonas en función de nuestros criterios de agrupación.
Al final pulsamos Aceptar y observamos la nueva tabla
creada.